PLANNING (PERENCANAAN)

KATA PENGANTAR

          Puji  syukur  kami  panjatkan  kehadirat  Tuhan Yang  Maha Esa,  karena  berkat  rahmat-Nyalah karya tulis ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

          Paper yang berjudul “Perencanaan (Planning)” penulis susun untuk dapat diperkenalkan lebih luas kepada mahasiswa.

          Dalam penyusunan paper ini, kami sangat menyadari sepenuhnya atas kekurangan paper ini, dan tidak mungkin  akan  terwujud  tanpa  partisipasi  dan  bantuan  pihak lain dan kami yakin paper ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini kami merasa wajib mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberi masukan, saran maupun kritikan yang sangat berharga demi kelengkapan materi dan kesempurnaan penyajian paper ini dan juga teman-teman yang telah memberikan motivasi baik moral maupun spiritual dalam usaha penyempurnaan paper ini. Kami yakin tanpa bantuan Bapak/Ibu dosen maupun teman-teman paper ini tidak akan selesai dengan sempurna.

          Akhirnya  harapan  kami, betapa  pun  kecilnya, semoga  karya tulis ini  selalu bermanfaat untuk seluruh mahasiswa.

Penulis

PLANNING (PERENCANAAN)

1.        Pengertian Planning

Planning berasal dari kata “plan” yang mempunyai arti “rencana, rancangan,maksud ataupun niat”.

Planning berarti perencanaan.

Jadi dapat dikatakan bahwa Perencanaan adalah proses kegiatan.

Rencana adalah hasil daripada perencanaan.

Sebagaimana halnya dengan manajemen,  maka planning juga diberikan bermacam-macam definisi oleh tokoh-tokoh manajemen. Masing-masing tokoh memberikan definisi-definisi tersendiri, walaupun pada hakekatnya  maksud dan tujuannya sama dan sefaham. Di bawah ini dikemukakan beberapa batasan (definisi) planning yang dikemukakan oleh tokoh-tokoh manajemen sebagai bahan perbandingan.

-            G.R. TERRY:

Planning adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta ynag satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki.

-             H.KOONTZ & O’DONNEL:

Planning is the function of a manager which involves the sellection from among alternatives,polices,procedures and programs.(Perencanaan adalah tugas daripada manajer untuk menentukan pilihan-pilihan dari alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan program-program).

-            W.H.NEWMAN:

Planning is the deciding in advence what is to be done. (Perencanaan adalah suatu pengambilan keputusan pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah sebelum suatu kegiatan dilakukan).

2.        Unsur-unsur Planning

Unsur-unsur  planning dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a.    Rasional

Suatu planning harus dibuat dengan pemikiran yang rasional, tidak secara khayal dan angan-angan, dikarenakan bahwa planning tersebut harus pula dapat dilaksanakan.

b.    Estimasi

Dasar daripada perencanaan yang baik adalah penganalisaan fakta-fakta dan perkiraan-perkiraan yang mendekat(estimate). Jadi, planning dibuat untuk pelaksanaan yang akan segera dilaksanakan.

c.    Preparasi

Planning dibuat sebagai persiapan (pre-parasi), yaitu pedoman dan patokan untuk tindakan yang akan dilakukan. Jadi, planning dibuat bukan hanya untuk disimpan saja.

d.   Operasional

Perencanaan (planning) adalah untuk dilaksanakan ataupun untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya,bukan untuk pekerjaan yang telah lalu.

Jadi, planning adalah dibuat untuk tindakan maju ataupun tindakan yang akan datang.

3.        Sasaran dan Tujuan Planning

Planning (perencanaan) yang baik selalu menuju sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

-          Sasaran dari pada planning adalah untuk menjadi suatu bantuan yang sangat berguna bagi manajemen dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

-          Tujuan daripada planning adalah agar supaya manajemen berhasil sesuai dengan kebijaksanaan (policy) yang telah dibuat.

4.        Sifat-Sifat Planning

Perencanaan yang sempurna harus mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

a.       Faktual

Bahwa suatu perencanaan (planning) yang baik harus dibuat berdasarkan fakta-fakta (data-data) yang ada dan dipikirkan pula kejadian-kejadian yang mungkin timbul dalam tindakan pelaksanaannya kelak.

b.      Rasional

Suatu planning harus dibuat atas dasar pemikiran yang masuk akal, ilmiah dan dapat diperanggungjawabkan. Bukan hanya dibuat berdasarkan angan-angan.

c. Fleksibel :

Suatu perencanaan yang baik dan sempurna  harus dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi dengan tidak disangka-sangka.

d. Kontinu :

Bahwa sebuah planning yang baik harus dibuat dan dipersiapkan  untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan.

Tidak hanya untuk tindakan sambilan saja.

e. Dialektis :

Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan selalu peningkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang.

5. Fungsi-Fungsi Planning

     Perencanaan yang baik dan sempurna harus mempunyai fungsi-fungsi :

a.  Interprestasi :

Yang dimaksudkan dengan interprestasi adalah bahwa planning yang dibuat harus merupakan penjelasan dan uraian serta penjabaran daripada kebijaksanaan umum (general policy) daripada sesuatu bentuk kerjasama (manajemen).

b.  Forcasting :

Sebelumnya sesuatu planning dibuat, hendaklah diperhitungkan bagaimana kiranya jalannya keadaan dan situasi di masa yang akan datang. Karena itu sangatlah perlu diramalkan ataupun dikira-kira(forcasting) terlebih dahulu. Peramalan dilakukan tanpa fakta dan tidak ilmiah.

Ramalan adalah perkira-perkiraan mengenai apa yang akan terjadi dikelk kemudian hari.

c.  Koordinasi :

Sebuah planning haruslah sebagai alat koordinasi daripada semua kegiatan-kegiatan didalam manajemen agar supaya kegiatan kerja tidak simpang siur dan bertumpuk-tumpuk, agar supaya terjadi keharmonisan dalam mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

d.  Ekonomis :

Sebuah planning atauu perencanaan yang baik haruslah mengandung prinsip menghemat (economis) pemborosan-pemborosan. planning haruslah membuat tindakan-tindakan kegiatan manajemen menjadi ekonomis dalam segala bentuk.

e.  Pedoman :

Planning pada dasarnya haruslah dibuat sedemikian rupa, agar menjadi pedoman, patokan maupun pegangan untuk para pelaksana-pelaksana dari planning tersebut.

f.  Kepastian :

Rencana yang baik dan memenuhi syarat tidak hanya soal kebutuhan saja, tetapi haruslah pula dibuat sedemikian rupa dengan menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti, tidak hanya coba-coba ataupun secara mendadak saja.

g.  Preventive Control :

Yang dimaksudkan dengan preventive control adalah bahwa suatu planning haruslah menjadi alat pengontrol dan penilaian terhadap sesuat tindakan, agar terhindar dari penyelewengan-penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas-fasilitas manajemen lainnya.

6. Prinsip-Prinsip Planning

    Planning yang sempurna harus mempunyai prinsip-prinsip sebagai berikut :

a.  Contributeir:

Bahwa planning yang baik dan sempurna haruslah dapat membantu tercapainya tujuan manajemen. (contributeir = membantu, menerangkan).

b.  Primacy Activity

adalah bahwa sebuah planning haruslah merupakan kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen. planning haruslah dibuat merupakan kegitan menyeluruh daripada kegiatan-kegitan manajemen.

c.  Pervacivitas

Bahwa perencanaan harus mencakupi dan memasuki seluruh kegiatan manajemen: menyeluruh dalam setiap level manajemen.

d.  Altenative

Pada sebuah planning yang baik dan sempurna serta memenuhi syarat-syarat selalu adanya alternative-alternatif (pilihan) baik pemilihan dalam bahan, waktu , tenaga kerja, biaya dan sebagainya.

e.  Efficiency

Planning yang sempurna haruslah mempunyai nilai-nilai efisiensi yaitu penghematan dan kerapian.

f.  Limiting Factor

Bahwa sesuatu planning harus melihat factor-faktor yang urgen saja. jadi harus terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele. Faktor-faktor yang tidak urgent ditinggal saja.

g.  Fleksibilitas

Bahwa sebuah planning haruslah mudah disempurnakan, diperbaiki untuk dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berlangsung dan    berubah-ubah.

h.  Strategis

Bahwa perencanaan harus mempunyai siasat untuk dapat diterima oleh  atasan, masyarakat maupun anggota-anggota, agar planning tersebut dapat dilaksanakan sebagaimana yang dikehendaki.

Siasat tersebut diperlukan untuk mengatasi kesulitan-kesulitan, rintangan-rintangan, dan sebagainya dalam merealisir planning yang sudah dipersiapkan sebelumnya.

7. Katagori Planning

Ada sejumlah katagori planning yang perlu diketahui, diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Planning Fisik (Physical Planning)

Adalah perencanaan yang berhubungan dengan sifat-sifat serta pengaturan materi, gedung dan alat-alat.

(misalnya: planning kota, planning regional, dan sebagainya)

b.      Planning Fungsional (Functional Planning)

Adalah sebuah planning (perencanaan) yang berhubungan dengan fungsi fungsi atau tugas-tugas tertentu.

(misalnya: planning produksi, planning permodalan, dan sebagainya)

c.       Planning Secara Luas (Comprehensive Planning)

Adalah planning semesta, yaitu suatu planning yang mencakup kegiatan kegiatan secra keseluruhan dari pada sesuatu usaha, yang menyangkut faktor-faktor intern dan extern.

Planning ini menggabungkan berbagai kegiatan planning lainnya.

d.      Planning yang dikombinasikan (General Combination Planning)

Adalah planning yang meliputi berbagai unsur-unsur daripada ketiga planning tersebut diatas, (physical, fungsionil dan comprehensive planning) yang digabungkan dan di kombinasikan sedemikian rupa manjadi satu pola yang lengkap dan sempurna.

8. Jenis-jenis Planning

Perencanaan atau planning dapat ditinjau dari berbagai segi, seperti dari segi penggunaannya atau dari segi jangka waktunya, maupun dari segi proses, wilayah dan sebagainya.

Jenis-Jenis Planning dapat diketahui sebagai berikut :

a.     Jenis Planning menurut penggunaannya :

-    Single use planning yaitu perencanaan untuk satu kali pakai.

Rencana  tersebut habis dipakai bilaman tujuan maupun sasaran telah dapat dicapai.

-    Repeats planning yaitu perencanaan yang dipergunakan berulang-ulang. Rencana terus menerus ataupun berulang kali dipergunakan, sehingga tujuan betul-betul tercapai sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sebelumnya.

b.    Jenis Planning menurut prosesnya :

-    Policy planning ( = rencana kebijaksanaan) yaitu suatu planning yang merupakan kebijaksanaan-kebijaksanaan saja, yang pada dasarnya memuat tentang garis-garis besar kebijaksanaan saja.

Mengenai apa-apa dan cara-cara penyelenggaraannya dalam policy planning tidak dimuat data-data yang lengkap.

-    Program  planning adalah perencanaan yang merupakan penjelasan dan perincian dari pada policy planning.

Dalam program planning biasanya dimuat, antara lain :

-          Ikhtisar banyak tugas yang akan dikerjakan

-          sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat dipergunakan

-          biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

-          prosedur kerja yang harus dipatuhi

-          struktur organisasi kerja,

-          dan sebagainya

-    Operational planning (=perencanaan kerja) yaitu planning yang memuat rencana mengenai cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang lebih tinggi (=efektif dan efisien).

Dalam operational planning ini lebih dititikberatkan pada technical know how ataupun kecakapan dan keterampilan kerja..

Dalam perencanaan ini biasanya dimuat antara lain :

-          analisa daripada program planning

-          menetapkan prosedur kerja

-          metode-metode kerja

-          menentukan tenaga-tenaga pelaksana

-          dan sebagainya

c.  Jenis Perencanaan menurut jangka waktunya :

-      Long Range Planning yaitu suatu perencanaan jangka panjang, yang membutuhkan waktu yang agak lama dalam pelaksanaannya.

Perencanaan ini biasanya memerlukan waktu lebih dari tiga tahun.

-      Inter Mediate Planning (perencanaan madia) yaitu sebuah planning yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu yang sedang.

Perencanaan ini biasanya memerlukan waktunya antara satu sampai dengan tiga tahun.

-      Short Range Planning (Perencanaan Jangka Pendek)

Yaitu sebuah perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesadan mendadak karena pentingnya suatu hal.

Dan waktu yang tersedia sangat sempit, padahal kebutuhan sangat mendesak dan tiba-tiba.

Biasanya pelaksanaannya meminta waktu kurang dari 1 (satu) tahun.

d. Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:

-      Rulal planning yaitu perencanaan untuk suatu desa

-      City planning yaitu perencanaan untuk suatu kota

-      Regional planning yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota madya

-      National planning yaitu suatu perencanaan tingkat nasional (negara) yang mencakup wilayah suatu negara.     

e.  Jenis perencanaan menurut materinya:

     -      Personnel planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Pada planning ini ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.

     -      Financel planning yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan maupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh dan mendetail dari suatu kegiatan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

     -      Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan suatu proses industri yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan-hambatan dan rintangan-rintangan dalam pencapaian tujuanindustri.

     -      Educationel planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan ataupun secara keseluruhan masalah pendidikan.(misalnya: planning mengenai pendidikan SMA,SMK,dll.)

f.  Jenis planning menurut segi umum dan khusus:

     -      Genereal Plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat secara garis besarnya saja dan menyeluruh dari pada suatu kegiatan kerjasama.

     -      Special Plans(rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara terperinci dan mendetail.

            (misalnya:production planning, educational planning,dll).

-          Over-all Planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola      secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan.

-         Net Work Planning, yaitu suatu perencanaan ke jalan mana     perencanaan itu dipergunakan dalam pelaksanaan suatu proyek.

9.    Sumber-sumber Perencanaan

       Perencanaan dibuat berdasarkan atas beberapa sumber yang antara laiin adalah sebagai berikut:

a.    Kebijaksanaan Pimpinan (policy top management)

          Bahwa perencanaan itun sering kali berasal dari badan-badan ataupun orang-orang yang berhak dan mempunyai wewenang untuk membuat kebijaksanaan (policy), sebab merekalah sebagai pemegang kebijaksanaan.

b.    Hasil Pengawasan

          Yaitu suatu perencanaan akan dibuat atas dasar fakta-fakta maupun data-data dari hasil pengawasan suatu kegiatan kerja sehingga dengan demikian dibuatlah suatu perencanaan perbaikan maupun penyesuaian secara menyeluruh dari rencana yang sudah pernah dilaksanakan.

c.    Kebutuhan Masa Depan

          Yaitu suatu perencanaan sengaja dibuat untuk mempersiapkan masa depan yang baik ataupun untuk mencegah hambatan-hambatan dan rintangan-rintangan guna mengatasi pesoalan-persoalan yang akan timbul.

d.   Penemuan-penemuan Baru,

          Yaitu suatu perencanaan dibuat dikarenakan study yang faktual ataupun yang terus menerus, maka akan menemukan ide-ide maupun pendapat-pendapat baru untuk suatu kegiatan kerja.

e.    Prakarsa dari Dalam

          Yaitu suatu planning yang dibuat akibat dari inisiatif atau usul-usul dari bawahan (pegawai/anggota) dari suatu kegiatan kerjasama, planning ini dibuat atas dasar saran-saran dan partisipasi dari anggota/bawahan dari suatu kegiatan bersama untuk mencapai tujuan tertentu.

f.     Prakarsa dari Luar

Yaitu suatu rencana yang dibuat akibat dari saran-saran maupun kritik-kritik dari orang-orang diluar organisasi ataupun masyarakat luas.

10.  Badan-badan Perencanaan (Unit Planning)

Dalam kegiatan pembuatan suatu perencanaan, maka akan terlibat beberapa badan-badan penyusun suatu perencanaan, yaitu:

a.    Perseorangan

Yaitu kegiatan membuat suatu perencanaan yang dilakukan oleh perseorangan (misalnya oleh manajer sendiri, karena pembuatan perencanaan adalah tugas utama dari manajer).

     Planner (perencana) sebagai individu, ataupun dengan meminta saran-saran dari kepala-kepala bagian ataupun bawahan lainnya.

b.    Unit Staff

Suatu perencana yang dipersiapkan oleh suatu unit staf. Unit staff = suatu unit yang bertugas membantu manajer (pemimpin). Perencanaan dibuat oleh staf setelah diberi petunjuk-petunjuk secara garis besar oleh pemimpin (manajer).

c.    Panitia (Badan) Perencana

            Suatu perencana dibuat oleh suatu panitya ataupun dibentuk sebuah badan khusus. Badan ini biasanya berbentuk tim ataupun komisi yang diangkat dan diberi wewenang oleh yang berkuasa. Badan ini biasanya terdiri dari tenaga-tenaga ahli dalam segala bidang.

d.   Kontraktor

            Suatu perencana biasanya diupahkan kepada sesuatu badan pembuat perencana yang ahli. Biasanya badan ini berbentuk suatu kegiatan usaha komersial, yaitu orang-orang di luar kegiatan manajemen tersebut. Perencana biasanya dibuat atas dasar balas jasa yang tidak sedikit memerlukan biaya.

11.  Tindakan-tindakan (langkah-langkah) Dalam Membuat Perencanaan

       Perencanaan harus berdasarkan metode sistematis. Metode-metode sistematis dalam perencanaan dilakukan dengan tindakan-tindakan maupun langkah-langkah yang berurut-urutan sebagai berikut :

a.  Langkah pertama yang harus dilakukan membuat sesuatu perencanaan adalah menentukan kebutuhan dan tujuan yang akan dicapai. Dalam hal ini perlu dibuat definisi secara hati-hati, membatasi masalah kepada hal-hal yang diperlukan saja.

b.  Langkah selanjutnya adalah mengadakan observasi dan penelitian (research), yaitu mengadakan: penyelidikan, penelitian terhadap keterangan-keterangan yang sudah dikumpulkan sehubungan dengan masalah-masalah yang dihadapi.

c.  Kemudian setelah data-data dan keterangan-keterangan dari hasil observasi dan penelitian dianalisa; maka ditetapkanlah planning alternative (rencana-rencana pilihan) untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan menetapkan metode yang diperkirakan saling relevan untuk keperluan tersebut.

d.  Berdasarkan hasil pemilihan dan hasil percobaan, diketemukanlah metode-metode ataupun alternative penyelesaian. Metode-metode yang telah dipilih ini harus diuji dalam praktek yang sebenya untuk mengetahui kemampuan metode ataupun alternatif penyelesaian yang telah dipilih tadi.

e.  Terhadap metode-metode yang telah dipilih dan diuji diadakan evaluasi (penilaian yang seksama), berdasarkan hasil pengalaman-pengalaman dalam percobaan tadi. Apabila telah sesuai maka dipergunakan.

f.  Akhirnya diadakanlah pelaksanaan dari metode ataupun perencanaan yang sudah dibuat tadi, dengan menetapkan pelaksana-pelaksana daripada rencana.

12.  Keuntungan-keuntungan daripada Perencanaan

       Perencanaan (Planning) adalah suatu fungsi manajemen yang sangat penting, yang tidak boleh harus diperhatikan oleh pimpinan yang ingin mencapai sukses di bidang usahanya; karena perencanaan mempunyai beberapa keuntungannya, antara lain adalah :

a.  Menyebabkan adanya kegiatan-kegiatan yang teratur dengan tujuan yang tertentu,

b.  Menyebabkan sesuatu pekerjaan jadi produktif,

c.  Penggunaan fasilitas-fasilitas dan alat-alat dapat menjadi efektif dan efesien.

d.  Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan,

e.  Dapat memberikan sesuatu pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan manajemen.

13.  Cara Membuat Perencanaan

       Perencanaan yang efektif akan dapat dibuat dengan sebaik-baiknya harus dapat memberi jawaban yang tepat terhadap pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

a.  Tindakan apa Yang perlu dilakukan ?

b.  Kapankah (Bilakah) hal tersebut perlu dilakukan ?

c.  Bagaimanakah cara melakukan pekerjaan itu ?

d.  Di manakah pekerjaan itu akan dilakukan ?

e.  Mengapakah pekerjaan itu harus dilakukan ?

f.  Siapakah yang terlibat dalam pekerjaan itu ?

Catatan :

1.  Apa (What)?                = mengenai tujuannya.

2.  Kapan (When)?           = mengenai waktunya.

3.  Bagaimana (How)?     = mengenai cara mengerjakannya.

4.  Siapa (Who)?               = mengenai tenaga kerjanya.

5.  Dimana (Where)?        = mengenai tempatnya.

6.  Mengapa (Why)?         = menganai keperluannya.

Untuk enam pertanyaan ini lebih dikenal dengan rumus 5W + 1H

14.  Kesulitan-kesulitan dari Perencanaan

                      Meskipun sebelum sesuatu perencanaan dilaksanakan dalam penyusunannya sudah diperhitungkan dan dipertimbangkan segala sesuatunya, agar tidak terdapat kesulitan-kesulitan maupun rintangan-rintangan dikelak kemudian; maupun demikian berbagai kesulitan dan rintangan dapat saja menggangu sebuah perencanaan.

                 Sebab-sebab dari pada kesulitan-kesulitan maupun rintangan-rintangan ataupun kegagalan sesuatu perencanaan adalah beraneka ragam, antara lain adalah disebabkan oleh hal-hal berikut :

a.  Perencanaan (planner) kurang ahli,

b.  Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan,

c.  Tenaga pelaksana dari pada perencana tersebut tidak cakap,

d.  Keuangan tidak mencukupi untuk menetapkan perencanaan,

e.  Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern),

f.  Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

15.  Syarat-syarat Perencana (Planner)

  Mengingat peranan dan pentingnya sesuatu perencanaan, agar tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya; maka untuk menyusun perencanaan yang efektif diperlukan perencana (planner) yang memenuhi syarat-syarat :

a.  Berpikir rasional dan logis tidak kacau,

b.  Berpikir kreatif dan reflektif,

c.  Mempunyai fantasi dan imajinasi yang tinggi,

d.  Sabar,

e.  Teliti,

f.  Hati-hati,

g.  Mempunyai pengetahuan tentang cara membuat perencanaan,

h.  Berpengalaman dalam membuat perencanaan,

i.   Mengerti akan materi yang akan direncanakannya.

16.  Pentingnya Perencanaan

       Perencanaan memegang peran penting untuk mengsukseskan sesuatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, adalah karena perencanaan :

a.  Mengharuskan pimpinan mempersiapkan segala kebutuhan dengan pasti sebelum sesuatu kegiatan kerja dilaksanakan,

b.  Memungkinkan seorang pemimpin menghadapi masa yang akan datang dengan segala perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi.

c.  Membantu memperlancar tugas-tugas pimpinan.

d.  Memungkinkan penggunaan: tenaga kerja, fasilitas-fasilitas, keungan, alat-alat dan segala perlengkapan secara efektif dan efisien,

e.  Memungkinkan anggota/bawahan menyampaikan saran-sarannya,

f.  Sebagai tindakan preventif untuk mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan didalam melaksanakan kegiatan kerja,

g.  Merupakan pedoman dan patokan dalam melaksanakan sesuatu kegiatan kerja dan segenap usaha.

16.  Siasat Dalam Perencanaan

                 Tidak selalu suatu rencana yang baik akan diterima dengan gembira oleh pihak-pihak yang diharapkan. Maka supaya perencanaan itu praktis dan efektif, perlu disusun sedemikian rupa sehingga mencakup pertimbangan dan kemungkinan penyesuaian terhadap tantangan yang akan timbul. Siasat daripada perencanaan itu penting sekali, untuk mengsukseskan pelaksanaannya nanti. Siasat itu diperlukan untuk menghindari, mengatasi, dan mengurangi kesulitan-kesulitan, rintangan-rintangan serta sabotase-sabotase yang datang dari orang-orang yang tidak senang dan iri hati.

                 Perlu dipertimbangkan siasat apa yang sesuai digunakan dalam penerapan sesuatu rencana (planning) agar terhindar daripada segala kesulitan dan hambatan serta reaksi-reaksi yang tidak diinginkan.

       Siasat dalam penerapan perencanaan itu sudah pasti beraneka ragam diantaranya adalah :

a.  Siasat Infiltrasi (Infiltration approach)

     Perencanaan diperkenalkan bagian demi bagian, sedikit demi sedikit. Selanjutnya bisakah dikemukakan secara keseluruhan daripada perencanaan yang bersangkutan siasat ini dikenal pula sebagai siasat kepala onta dalam tenda (Camel head in that tent)

b.      Menanam Benih pada Tanah yang Subur (soning seed on fertile ground). Perencanaan diperkenalkan kepada kelompok-kelompok kecil yang dapat menerimanya. Kelompok yang telah, menerima rencana tersebut diperluas sehingga akhirnya semua anggota dapat menerimanya.

c.      Siasat Gempa Bumi (Mass concentrated offensive)

     Perencanaan yang telah disusun dipaksakan, sekaligus secara menyeluruh dan secepat mungkin untuk dapat dilaksanakan segera.

d.     Siasat Mengalihkan Perhatian (Confuse the issue).

Dengan menampilkan, hal-hal atau ossue-issue yang tidak ada hubungannya dengan perencanaan agar perhatian pihak-pihak yang menentangnya. Dan perencanaan dapat dilaksanakan dengan tanpa gangguan.

e.  Siasat Tempa Besi Selagi Panas (Strike while the iron is hot).

     Bila terdapat kecenderungan bahwa rencan tersebut diterima, maka segeralah mulai pelaksanaannya sampai selesai, jangan ragu-ragu.

f.  Siasat Kambing Hitam (Pass the buck)

     Dalam pelaksanaannya, mengkambinghitamkan orang-orang yang berhak menentukan jumlah rencana itu dapat diterima atau ditolak. Apabila rencana itu sudah diterima kemudian dalam pelaksanaannya dipertanggungjawabkan kepada orang-orang yang dikambing hitamkan itu.

g.    Siasat Cari Kawan (Two heads are better than one)

Perlu mendapatkan sekutu-sekutu pendukung. Disini kelihatan bahan perencanaan dilaksanakan merupakan tindakan bersama.

h.  Siasat Menunggu Waktu (Time is a great healer)

Bila sesuatu perencanaan tidak diterima biarkan begitu saja. Dan dengan berjalannya waktu serta perubahan-perubahan situasi dan kondisi, kemungkinan perencanaan tersebut akan diterima dengan sendirinya.

h.    Siasat keras (Use strong tacties only when necessary)

Tekanan dan taktik yang keras hanya dipergunakan dalam keadaan-keadaan yang memerlukan dorongan tambahan. Siasat ini untuk kejadian-kejadian khusus.

i.        Siasat adu domba (Divide et impera)

Anggota-anggota yang akan menerima perencanaan, dipecah belah atas beberapa kelompok-kelompok dan diantara kelompok-kelompok tersebut diadu satu sama lain serta saling dikuasai.

Kesimpulan

       Dari penjelasan tersebut, dapat diambil satu kesimpulan bahwa Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain perencanaan(planning) memikirkan sekarang untuk kegiatan yang akan datang. Perencanaan (planning) menjadi suatu bantuan yang sangat berguna untuk manajemen dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan ynag telah ditentukan sebelumnya agar manajemen berhasil dengan kebijaksanaan (policy) yang telah dibuat.

Daftar Pustaka

Tim Penyusun.1980.Manajemen.Semarang:DepartemenPendidikan dan Kebudayaan.