KATA PENGANTAR
Om Swastyastu,
Puja dan puji
syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa, Tuhan Yang Masa
Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan paper yang
berjudul :
“Pengawasan (Controlling)”
Penulis menyadari walaupun segenap kemampuan
telah dikerahkan dan segenap bantuan telah diterima, paper ini masih harus
disempurnakan penampilan dan isisnya. Untuk itu penulis mananti kritik dan
saran pembaca agar di hari depan penulis dapat menyusun paper yang lebih baik.
Akhirnya semoga paper ini dapat
memberi informasi tambahan dalam memahami pentingnya pengawasan (controlling)
sebagai pengamatan
daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi dan fungsi-fungsi pengawasan,
serta system pengawasan.
Om Santih, Santih, Santih, Om
Denpasar, September 2012
Penulis
PENGAWASAN
(CONTROLLING)
A. Pengertian Pengawasan
Dalam kamus
besar bahasa Indonesia pengawasan berasal dari
kata “awas” yang artinya memperhatikan baik-baik, dalam arti melihat sesuatu
dengan cermat dan seksama, tidak ada lagi kegiatan kecuali memberi laporan
berdasarkan kenyataan yang sebenarnya dari apa yang di awas. Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen
bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan
standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk
melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien
mungkin didalam mencapai tujuan.
Ada beberapa pengertian pengawasan menurut
para ahli diantaranya sebagai berikut :
1. George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai
mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi
kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil
pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu
proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer
untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
3. Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses
melaui manajer berusaha memperoleh
keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
4. Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk
menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil
tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai
dengan rencana.
5. Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya
melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi
juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan
yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
6. Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan
adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang
sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau
rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
7. Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan
pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
8. Schermerhorn menyatakan bahwa Pengawasan adalah merupakan proses dalam menetapkan
ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil
yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
9. Stoner, Freeman dan Gilbert menyatakan bahwa Pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
10. Prayudi (Hukum Administrasi Negara,
Ghalia Indonesia, Jakarta, 1981, hal 80) menyatakan Pengawasan adalah suatu proses
untuk menetapkan pekerjaan apa yang di jalankan, dilaksanakan, atau
diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan atau
diperhatikan.
11. Saiful Anwar (Sendi-Sendi Hukum Administrasi Negara, Glora Madani Press,
2004, hal.127) menyatakan pengawasan atau kontrol
terhadap tindakan aparatur pemerintah diperlukan agar pelaksanaan tugas yang
telah ditetapkan dapat mencapai tujuan dan terhindar dari
penyimpangan-penyimpangan.
12. M. Manullang (Dasar-Dasar Manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1995,
hal.18) mengatakan
bahwa Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan suatu pekerjaan apa yang
sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Dari pengertian
pengawasan menurut para ahli diatas, bahwa pengertian pengawasan adalah suatu
usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan
tujuan-tujuan perencanaan merancang system informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan. Selain itu Pengawasan adalah suatu penilaian yang merupakan suatu
proses pengukuran dan pembandingan dari hasil-hasil pekerjaan yang nyata telah
di capai dengan hasil-hasil yang seharusnya di capai. Dengan kata lain, hasil
pengawasan harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan atau ketidakcocokan serta
mengevaluasi sebab-sebabnya.
B. Tujuan Pengawasan
Adapun dari tujuan pengawasan adalah :
1.
Mengetahui lancar atau
tidaknya pekerjaan tersebut sesuai dengan yang telah direncanakan.
2.
Memperbaiki
kesalahan-kesalahan yang dibuat dengan melihat kelemahan-kelemahan,
kesulitan-kesulitan dan kegagalan-kegagalan dan mengadakan pencegahan agar
tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan
baru.
3.
Mengetahui apakah
penggunaan fasilitas pendukung kegiatan telah sesuai dengan rencana atau
terarah pada pasaran.
4.
Mengetahui hasil
pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan
semula.
5.
Mengetahui apakah
segala sesuatu berjalan efisien dan dapatkah diadakan perbaikan-perbaikan lebih
lanjut sehingga mendapatkan efisiensi yang besar.
Disamping itu, Griffin
menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:
1.
Adaptasi
Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan lingkungan eksternal.Dengan
demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan
perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga
agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat
memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya
berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.
2.
Meminimumkan
Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan
melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan
seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi
pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3.
Meminimumkan
Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan
mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan
bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya
pengawasan.
4.
Antisipasi
Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar
perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.
Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja
hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi.
C. Fungsi Pengawasan
Ada bermacam-macam fungsi daripada pengawasan yang
baik, antara lain :
1.
Mencegah
penyimpangan-penyimpangan.
2.
Memperbaiki
kesalahan-kesalahan, kelemahan-kelemahan, dan menindak penyalahgunaan serta
penyelewengan.
3.
Mendinamisasi
organisasi serta segenap kegiatan manajemen.
4.
Mempertebal rasa
tanggung jawab.
5.
Mendidik pegawai atau
pelaksana.
D. Pentingnya Pengawasan
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin
komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna
mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat
fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan,
baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting,
diantaranya :
1.
Perubahan lingkungan
organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatan
kompleksitas organisasi
Semakin
besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih
efisien dan efektif.
3.
Meminimalisasikan
tinggiya kesalahan-kesalahan
Bila
para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat
kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manager untuk
mendelegasikan wewenang
Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan
telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
Langkah
terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan
koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
E. Asas-asas Pengawasan
Menurut Prayudi, dalam mencapai pelaksanaan
pengawasan terdapat beberapa asas antara lain :
1.
Asas tercapainya
tujuan, ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan
untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan atau deviasi perencanaan.
2.
Asas efisiensi, yaitu
sedapat mungkin menghindari deviasi dari perencanaan sehingga tidak menimbulkan
hal-hal lain diluar dugaan.
3.
Asas tanggung jawab,
asas ini dapat dilaksanakan apabila pelaksana
bertanggung jawab penuh terhadap pelaksana perencanaan.
4.
Asas pengawasan
terhadap masa depan, maksud dari asas ini adalah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik di waktu sekarang maupun di masa yang akan
datang.
5.
Asas langsung, adalah
mengusahakan agar pelaksana juga
melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan kegiatan.
6.
Asas refleksi
perencanaan, bahwa harus mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7.
Asas penyesuaian dengan
organisasi, bahwa pengawasan dilakukan sesuai dengan struktur organisasi dan
kewenangan masing-masing.
8.
Asas individual, bahwa
pengawasan harus sesuai kebutuhan dan ditujukan sesuai dengan tingkat dan tugas
pelaksana.
9.
Asas standar, bahwa
pengawasan yang efekt if dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan
digunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan.
10. Asas
pengawasan terhadap strategis, bahwa pengawasan yang efektif dan efisien
memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang
strategis.
11. Asas
kekecualiaan, bahwa efisiensi dalam pengawasan membutuhkan perhatian yang di tujukan terhadap faktor
kekecualian yang dapat terjadi dalam keadaan tertentu, ketika situasi berubah
atau tidak sama.
12. Asas
pengendalian fleksibel bahwa pengawasan harus untuk menghindarkan kegagalan
pelaksanaan perencanaan.
13. Asas
peninjauan kembali, bahwa pengawasan harus selalu ditinjau, agar sistim yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas
tindakan, bahwa pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk
mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi dan pelaksanaan.
F.
Prinsip-Prinsip
Pengawasan
Pengawasan saat ini telah mencakup kegiatan
pengendalian, pemeriksaan, dan penilaian terhadap kegiatan. Oleh karena pengawasan tersebut mempunyai
sifat menyeluruh dan luas, maka dalam pelaksanaanya diperlukan prinsip-prinsip
pengawasan yang dapat dipatuhi dan dijalankan, adapun prinsip-prinsip
pengawasan itu adalah sebagai berikut :
1.
Objektif dan
menghasilkan data,
Artinya pengawasan harus bersifat objektif dan harus dapat menemukan
fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.
2.
Berpangkal tolak dari
keputusan pimpinan,
Artinya untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-kesalahan
dan penyimpangan, pengawasan harus
bertolak pangkal dari keputusan pimpinan yang tercermin dalam:
a)
Tujuan yang ditetapkan
b)
Rencana kerja yang
telah ditentukan
c)
Kebijaksanaan dan
pedoman kerja yang telah digariskan
d)
Perintah yang telah
diberikan
e)
Peraturan-peraturan
yang telah ditetapkan.
3.
Preventif, Artinya bahwa
pengawasan tersebut adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang
harus efisien dan efektif, maka pengawasan harus bersifat mencegah jangan
sampai terjadi kesalahan- kesalahan berkembangnya dan terulangnya
kesalahan-kesalahan.
4.
Bukan tujuan tetapi
sarana, Artinya pengawasan
tersebut hendaknya tidak dijadikan
tujuan tetapi sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi dan efekt ifitas pencapaian tujuan
organisasi.
5.
Efisiensi, Artinya pengawasan
haruslah dilakuan secara efisien, bukan justru menghambat efisiensi pelaksanaan kerja.
6.
Apa yang salah, Artinya pengawasan
haruslah dilakukan bukanlah semata- mata mencari siapa yang salah, tetapi apa
yang salah, bagaimana timbulnya dan
sifat kesalahan itu.
7.
Membimbing dan mendidik, Artinya “pengawasan
harus bersifat membimbing dan mendidik
agar pelaksana dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan tugas-tugas yang ditetapkan.
G. Macam-macam Pengawasan
Ada beranekaragam atau bermacam-macam jenis daripada
pengawasan. Di antara banyak jenis-jenis pengawasan itu adalah sebagai berikut
:
1.
Dilihat
dari bidang kerja atau objeknya pengawasan terdiri dari :
a.
Pengawasan dibidang
penjualan
b.
Pengawasan dibidang
keuangan dan pembiayaan
c.
Pengawasan di bidang
material dan perbekalan
d.
Pengawasan dibidang
personalia
e.
Pengawasan dibidang
kualitas atau mutu
f.
Pengawasan dibidang produksi
g.
Pengawasan dibidang
anggaran
2. Dilihat dari segi
subjek atau petugas control atau yang melakukan pengawasan, maka
pengawasan dapat dibedakan atas :
a.
Pengawasan internal,
yakni pengawasan yang dilakukan oleh petugas-petugas dari organisasi atau
perusahaan atau jawatan yang sedang melaksanakan kegiatan.
b.
Pengawasan eksternal,
adalah pengawasan yang dilancarkan oleh petugas-petugas dari luar organisasi
ataupun perusahaan atau jawatan yang bersangkutan, baik merupakan pengawasan
dari pihak pemerintah maupun dari masyarakat umum.
c.
Pengawasan formal, yakni
pengawasan yang dilakukan oleh petugas-petugas resmi atau petugas-petugas yang
sudah ditunjuk sebelumnya dan biasanya dilakukan sesuai dengan rencana, program
maupun jadwal yang sudah ditetapkan semula.
d.
Pengawasan informal,
yakni pengawasan yang dilakukan petugas-petugas yang ditunjuk sewaktu-waktu,
dilakukan oleh petugas tidak resmi dan sering kali pengawasan jenis ini
dilakukan seketika jika terjsdi hal-hal yang tidak dibenarkan menurut rencana
serta sering dilakukan di luar program dan jadwal yang telah ditetapkan
sebelumnya.
e.
Pengawasan manajerial
adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer atau pemimpin, biasanya
menyangkut segala sesuatu yang berkenaan dengan proses manajemen, yaitu
perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan orang-orang.
f.
Pengawasan staf, yakni
pengawasan yang dilakukan oleh staf yang memang diberi tugas untuk melakukan
pengawasan dalam bidang-bidang kegiatan tertentu.
3.
Ditinjau
dari segi waktu, maka pengawasan dapat dikatagorikan
:
a.
Pengawasan Preventif,
yakni pengawasan yang bermaksud mencegah timbulnya kesalahan-kesalahan dan
hal-hal yang tidak diinginkan. Pengawasan ini dinamai pengawasan pencegahan.
b.
Pengawasan Improses,
adalah pengawasan yang dilakukan sedang terjadinya penyimpangan atau
kekeliruan- kekeliruan dengan maksud agar pelaksanaannya sesuai dengan rencana.
c.
Pengawasan Represif, yaitu pengawasan yang
dilakukan sesudah terjadinya penyimpangan atau kesalahan, dengan tujuan untuk memperbaiki
dan agar kelak pelaksanaan selanjutnya tidak akan terjadi lagi kesalahan dan
penyimpangan.
4.
Dilihat
dari segi lainnya, maka pengawasan dapat digolongkan atas beberapa jenis,
misalnya :
a.
Pengawasan umum, yakni
pengawasan yang dilakukan secara keseluruhan daripada segenap kegiatan yang
dilakukan.
b.
Pengawasan khusus
adalah pengawasan yang dilakukan untuk bidang-bidang kegiatan tertentu saja,
tidak menyeluruh, tetapi pengawasan terhadap bagian-bagian tertentu saja.
c.
Pengawasan langsung
adalah pengawasan yang langsung dilakukan ke tempat dimana pekerjaan sedang
berlangsung.
d.
Pengawasan tidak
langsung adalah pengawasan yang dilakukan melalui control mekanis, misalnya
dengan laporan lisan, laporan tertulis, melalui data statistic neraca dan
sebagainya.
e.
Pengawasan mendadak,
yaitu pengawasan yang dilakukan di luar program, pemgawasan dengan tiba-tiba
tanpa terlebih dahulu member tahukan kepada pekerja atau petugas yang
bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. pengawasan mendadak ini sering
pula disebut “in cognito”.
f.
Pengawasan teratur
adalah pengawasan yang dilakukan sesuai program dan jadwal yang sudah disusun
sebelumnya, diadakan secara periodik, secara berkala.
g.
Pengawasan terus
menerus, yakni pengawasan yang dilakukan tanpa hentinya selama kegiatan
berlangsung. Pengawasan jenis ini biasanya dilakukan terhadap kegiatan yang
menggunakan tenaga kerja harian. Pengawasan ini dikatakan juga continue control.
H. Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Ada lima tahap dalam proses pengawasan di antaranya
sebagai beikut :
1.
Tahap
Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a)
standar phisik
b)
standar moneter
c)
standar waktu
2. Tahap
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue,
yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab
terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
I.
Teknik dan Metode Pengawasan
a.
Teknik
Pengawasan
Pencegahan daripada terjadinya
penyimpangan, kekeliruan, kesalahan, kelemahan serta penyalahgunaan dan
penyelewengan sangat memerlukan teknik-teknik pengawasan yang dapat dan cepat
serta mampu mengendalikan.
Tehnik-tehnik pengawasan dapat dikatakan
menjalankan pengawasan terhadap bidang-bidang atau bagian-bagian tertentu saja,
tetapi dapat mengendalikan keseluruhan daripada pelaksanaan. Prof. Dr. Mr. S,
Prajudi Atmosudirdjo, mengemukakan beberapa tehnik pengawasan yang terpenting,
di antaranya adalah :
1)
Control
by exception, artinya perhatian hanya diarahkan
terhadap hal-hal yang menonjol saja penyimpangannya.
2)
Control
through cost, artinya pengendalian dilakukan
hanya dengan mengawasi pengeluaran- pengeluaran biaya saja.
3)
Control
through time, artinya pengawasan dilakukan hanya
dengan menjaga waktu dan saat saja.
4)
Control
through main material, maksudnya pengawasan
dilakukan dengan mengendalikan segala sesuatu mengenai bahan pokoknya.
5)
Contro
through key personel, yaitu pengendalian yang
dilakukan dengan mengawasi orang-orang yang memegang jabatan.
6)
Control
through output, pengawasan dengan melalui hasilnya
saja, tidak mau tahu caranya untuk memeperolehhasil itu.
7)
Control
through process or procedures, pengawasan yang
dilakukan melalui pengendalian prosedur dan proses.
8)
Control
trough audits, adalah pengawasan yang dijalankan
melalui pemeriksaan-pemeriksaan, verifikasi-verifikasi, audit-audit secara sistematis
dan teratur.
9)
Control
through automatic devices, adalah cara pengawasan
dengan mempergunakan pesawat-pesawat elektronik, alarm, sinyal dan sebagainya.
b.
Metode
Pengawasan
Banyak sekali metode-metode pengawasan
yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan menilai pelaksanaan baik secara
keseluruhan maupun secara bagian-bagian daripada rencana sangat banyak, di
antaranya yang terpenting adalah :
1)
Metode Observasi
Langsung yaitu metode pengamatan langsung oleh atasan atau pemimpin terhadap
pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai atau petugas dengan tidak
mempercayakan orang lain yang akan mengamatinya.
2)
Metode Statistik,
adalah pengamatan dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistic dan
grafis. Biasanya statistik itu disusun dari data-data yang sudah diolah
sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti dan dipahami.
3)
Metode Laporan artinya
pengawasan itu dilakukan setelah diketahui kesalahan , kekeliruan dan
penyalahgunaan dari laporan yang diterima.
Laporan ini
biasanya dalam bentuk :
Ø Laporan
Lisan yaitu laporan melalui orang yang ditugaskan untuk mengawasi ataupun
laporan dari pelaksanaan yang melakukan pekerjaan itu. Laporan ini cukup secara
lisan saja, tidak perlu diterangkan dengan tulisan.
Ø Laporan Tertulis, yaitu laporan yang disampaikan
kepada yang berwenang dan bertanggung jawab baik oleh apengawas maupun oleh
pelaksana dengan secara tertulis, tidak cukup hanya secara lisan saja.
J.
Sistem Pengawasan
Untuk mencegah terjadinya kesimpangsiuran, kesalahan-kesalahan,
kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan sesuatu rencana, agar berhasil dengan
baik tentu diperlukan beberapa system pengawasan yang efektif. Ada
bermacam-macam system pengawasan; menurut Prof.Dr.H.Arifin Abdurrachman yang
terpenting di antaranya, yakni.
1.
Komparatif, yakni sistem
membandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah disusun
sebelumnya. Biasanya dijalankan oleh pucuk pimpinan atau top-managers;
2.
Inspektif, adalah sistem
pemeriksa setempet. Gunanya adalah untuk mengetahui sendiri keadaan yang
sebenarnya mengenai pelaksanaannya.
3.
Verifikatif, adalah sistem
pengawasan secara pemeriksaan. Dilakukan oleh staf, atau panitia ataupun komisi
yang dibentuk oleh badan usaha atau jawatan yang bersangkutan. Verifikatif ini
menyangkut bidang keuangan dan material.
4.
Investigatif, adalah
sistem pengawasan yang dilakukan secara mengadakan penyelidikan. Biasanya
system pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apa yang tersirat, apat
diketahui yang sukar diketahui melalui pengawasan biasa. Penyelidikan dilakukan
sering kali untuk membongkar penyelewengan-penyelewengan.
Berdasarkan definisi tentang pengawasan dapat
ditarik kesimpulan diantaranya pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan merancang system
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Macam-macam pengawasan diantaranya
dapat dilihat dari bidang kerja atau objeknya pengawasan, dilihat dari segi
subjek atau petugas control atau yang melakukan pengawasan, ditinjau dari segi
waktu, dan dilihat dari segi lainnya. Ada beberapa tahap-tahap pengawasan yaitu
tahap penetapan standar, tahap penentuan pelaksanaan kegiatan, tahap pengukuran
pelaksanaan kegiatan, tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa
penyimpangan, tahap pengambilan tindakan koreksi. Metode-metode pengawasan
diantaranya yaitu metode observasi langsung, metode statistic, metode laporan.
Sistem pengawasan memiliki empat sisitem yaitu komparatif, inspektif,
verifikatif, dan investigatif.
Adapun saran
dari definisi pengawasan adalah Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu
organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan
menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari
bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat
membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota
organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang
tepat dalam merumuskan suatu masalah. Pengawasan lebih baik dilakukan secara
langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang
ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan
dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari
yang baik menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Masya Ismail Drs., Hudayana Drs.,
dkk. 1978. Manajemen. Effhar Offset;
Semarang
baca juga Pengertian Pengawasan Menurut Para Ahli
BalasHapus